信頼関係を損なわない入札辞退届の書き方・提出方法を徹底解説！

2025年5月8日

入札に参加したものの、途中で辞退せざるを得ない状況になることもありますよね。この記事では、入札辞退届の適切な提出タイミングや記載内容、ペナルティを回避するためのポイントを詳しく解説します。入札管理の負担を軽減し、企業の信頼性を維持するためのノウハウをお届けしますので、ぜひ参考にしてください。

入札辞退届とは

入札辞退届とは、一般競争入札への参加を申し込んだ後で、辞退する際に発注者へ提出する正式な書類です。公共工事や民間発注において、一度参加表明した案件を正当な理由で辞退する場合に必要となり、透明性の確保と公正な競争環境の維持に重要な役割を果たします。

主な記載事項は以下の通りです。

案件名と入札日
会社の基本情報（社名・住所・代表者名）
捺印または電子署名
具体的な辞退理由（技術的要件不足・リソース不足など）

正当な辞退理由としては、技術的要件の達成が難しい場合や、人的リソースの不足、予算面での不一致などが挙げられます。発注機関ごとに様式が異なるため、各機関の入札説明書で指定されたフォーマットを使用するようにしましょう。

適切な提出を行うことで、法的なペナルティを回避できるだけでなく、今後の取引関係を維持する上でも大切です。ただし、虚偽の理由を記載すると信頼を損なう可能性があるため、事実に基いた明確な説明を心掛けましょう。

入札辞退届の法的位置付けと提出が求められる理由

入札辞退届は、法的に定められた形式で提出しない場合、入札談合と誤解される可能性もあるため、発注機関は書面による手続きを厳格に求めています。

透明性確保の観点

書面での提出が義務付けられている主な理由は、入札プロセスの透明性を確保するためです。口頭での辞退は記録が残らないため、後日トラブルが発生した際の立証が難しくなります。

双方にとってのメリット

適切な手続きを踏むことで、公正な競争環境の維持と企業間の信頼関係を構築できます。特に公共工事では、社会全体の利益を保護する観点から、この手続きが重要な役割を果たしています。

	書面の必要性	得られるメリット
発注者側	業務スケジュール調整や次点業者選定の根拠資料として活用	代替業者選定の時間的な余裕を確保できる
応札者側	正当な理由に基づいた辞退であることを正式に証明	突然の辞退による信用低下を防げる

入札を辞退せざるを得ないケース

必要な人材リソースを確保できなくなった

入札案件に必要な技術者や作業員が、急な退職や病欠などで確保できなくなった場合、入札辞退届の提出が必要になることがあります。特に、配置予定だった技術者が他の工事に割り当てられてしまったり、代替要員の確保が難しい状況では、速やかな対応が求められます。

主な発生パターン

配置予定だった技術者の急病や退職によるスキル不足
繁忙期が重なり、適切な人員配置が不可能になる
他の案件に落札したことで、人的リソースが逼迫する

判断基準としては、会社の人員配置計画と現状の稼働状況を客観的に比較することが大切です。過去3ヶ月の実績工数と現在の受注状況を照らし合わせ、余力が10-20%を下回る場合はリスクが高いと判断できます。

辞退届を作成する際は、「配置可能な技術者が退職したため、契約条件を満たす人員の確保が不可能になった」など、具体的な事情を明確に記載しましょう。発注機関が定める様式に従って、発生時期や影響範囲を時系列で説明すると、より説得力が増します。

見積金額が想定から大きく乖離してしまった

見積金額が想定から大きく乖離してしまった場合も、適切な判断が必要です。原則として、入札辞退届は入札書提出前までに提出すればペナルティは発生しません。しかし、やむを得ない事情がある場合は、提出後でも受理されるケースもあります。

主な判断基準となるのは「赤字確定ライン」です。原材料価格の急騰や為替変動など、市場要因によってコストが増加した場合は、次の要素を客観的に分析しましょう。

当初見積もり時の市場相場と現在価格の比較データ
代替資材を調達できる可能性の検証結果
発注者との再交渉による条件変更の余地

説明時には「当社の試算では〇〇％のコスト増が見込まれ、品質維持が困難と判断しました」と、具体的な数値を示して発注者の理解を得ることが重要です。市場変動要因を説明する際は、経済産業省の物価指数や業界団体の統計データを提示すると、より説得力が増します。

特に注意すべきなのは、単純な計算ミスと誤解されないように説明することです。「再精算の結果、想定外の〇〇要因が判明したため」と経緯を明確にし、信頼関係の維持に努めましょう。

技術的に難易度が想定より高く、案件を履行できない

技術的な難易度が想定を超えている場合も、入札辞退を検討する必要があるでしょう。例えば、現場調査後に設計図書との間に大きな差があることが判明し、特殊な工法や新しい技術の導入が必要になるケースなどが考えられます。

技術的な課題が判明した際の対応手順

設計図書と現場条件の差異を、客観的なデータで数値化する
必要な専門技術者や設備を確保できる可能性を検証する
発注機関との技術協議で解決策を探る

辞退届の提出は、原則として入札書提出の締め切り日時までに行う必要があります。電子入札システムを利用する場合は、特に期限管理が重要です。技術的な理由を記載する際は、「設計図面の〇〇仕様と現場の△△条件が合致せず、安全な施工が困難と判断した」など、具体的な表現を用いるようにしましょう。

判断のポイント	対応策
専門技術者の不足	外部の協力会社を確保できる可能性を調査する
特殊機材の調達が困難	リース期間とコストを試算する

早期に辞退を判断することが、信頼関係を維持する上で重要です。技術的な問題が発覚した場合は、速やかに発注機関と協議し、書面による正式な手続きを踏むようにしましょう。

自社の経営状況が極端に悪化

自社の経営状況が極端に悪化した場合、入札辞退届の提出は経営リスクを最小限に抑えるための重要な判断となります。直近の決算で大幅な赤字が出ている場合や、債務超過が発生している状況では、新しい案件を受注することが経営悪化をさらに加速させる可能性もあるため、客観的なデータに基づいた冷静な判断が求められます。

資金調達が困難な時の対応

金融機関からの融資枠が削減されたり、取引が停止されたりした場合、入札案件に必要な資金を調達できなくなることがあります。このような状況では契約を履行することが難しくなるため、速やかに辞退の手続きを行う必要があります。

債務超過に陥っている
手元の運転資金が3ヶ月分を下回っている
主要な取引銀行から融資停止の通知を受けた

会社更生法や民事再生法の申請準備を進めている場合は、法的な整理手続きに入る前に、発注機関へ状況を誠実に説明することが重要です。特に公共事業の場合、契約を履行できないことが発覚した後の辞退は、信頼関係の回復が難しくなるため、早めに意思を表明するようにしましょう。

経営悪化を理由に辞退する際は、決算書類や金融機関からの通知書を客観的な根拠として提示すると、より説得力が増します。ただし、内部情報の開示範囲には注意が必要です。必要最小限の情報提供に留めることが、トラブルを回避するポイントです。

発注機関の要望が不透明なところが多かった

発注機関の要望が不明確な場合、事業者側は適切な対応が難しくなることがあります。例えば、仕様書に「適切な品質管理を実施すること」と抽象的に記載されているだけで、具体的な検査基準や達成目標が示されていない場合、コスト計算や工程管理に支障をきたすことがあります。

実際に「排水設備の耐用年数」について質問したところ、「発注者側の内部基準に準ずる」という曖昧な回答しか得られず、リスク評価が不可能になった事例もあります。このような情報不足の状態で契約を進めてしまうと、後になって仕様変更が頻繁に発生し、予定外のコストが発生するリスクが高まります。

判断基準と対応策

質問しても明確な回答が得られない場合
主要な品質基準が数値化されていない仕様書の場合
発注機関内部の手続きが公開されていない案件の場合

これらの条件に当てはまる場合は、契約を締結する前に辞退を検討した方が良いかもしれません。辞退する際は、「貴機関のご要望を十分に理解できず、適切な対応が困難だと判断したため」と客観的な事実を述べ、感情的な表現は避けるようにしましょう。

入札辞退はタイミングによって異なる

応札前（ペナルティなし）

入札辞退届を提出する上で最も良いタイミングは、応札（入札書提出）前です。この段階での辞退は、公的機関の契約約款や地方自治体の入札参加要綱で明確に認められた権利であり、法的なペナルティは発生しません。

具体的な手続きは、次のステップで構成されています。

発注機関の指定フォーマットを入手する（ない場合は問い合わせる）
案件名、入札日、辞退理由を明記した書類を作成する
電子入札システムまたは指定された方法で提出した後、受理されたか確認する

提出期限は、「入札公告の公示日から入札書提出の締め切り日まで」が原則です。電子入札システムを採用している自治体の場合、システム上で24時間以内の取り消しが可能なケースもありますが、締め切り時間の厳守は徹底しましょう。

応札前の辞退が今後の入札参加に影響を与えることはないと、公共工事の競争入札に関するガイドラインで明記されています。発注機関側も「適切なタイミングでの辞退は、健全な競争環境を維持するために必要」という見解を示しており、適切な手続きを踏めば信用を失墜するリスクはありません。

応札後（ペナルティあり）

応札後の入札辞退は、発注機関との契約締結プロセスが進んでいる段階での辞退となるため、厳しいペナルティが科せられる可能性があります。具体的には、指名停止措置（1ヶ月～1年程度）や、契約金額の1～3％程度の違約金請求が発生するケースがあります。

特に公共工事の場合、地方自治体の条例や「公共工事の入札及び契約の適正化に関する法律」に基づき、正当な理由なく辞退した業者は指名停止の対象となります。福島県の事例では、電子入札システムを通じて【辞退届】の提出が義務付けられており、理由の記載がない場合は追加の説明を求められる仕組みとなっています。

信用リスクの具体例

過去3年間の入札実績が審査対象となる公共案件で不利な扱いを受ける
同規模の案件への参加資格審査で「契約履行能力」の評価が下がる
発注機関間で共有される業者評価データベースに記録が残る

どうしても辞退しなければならない場合は、すぐに発注機関へ書面で状況を説明し、損害賠償額の交渉や代替業者を紹介するなど、誠意ある対応が求められます。

入札辞退届に記載する内容と提出方法

入札辞退届は発注者ごとに定められた様式に従う

入札辞退届の様式は発注者ごとに異なるため、まずは各自治体や発注機関が指定する正式な書式を入手することから始めましょう。多くの場合、発注機関のウェブサイトや入札説明書に様式が掲載されており、電子入札システムを利用する案件では、PDFデータとしてダウンロードできます。

主な記載項目

工事名・案件番号（発注者側の管理情報を正確に記載）
辞退理由（「人的リソース不足」「技術的要因」「経営状況の変化」など具体性を持たせる）
会社の情報（会社名・代表者名・連絡先）

様式が見当たらない場合は、自治体の契約担当窓口へ直接問い合わせるのが確実です。特に電子入札の場合、ファイル形式や提出方法に厳格なルールが定められているため、事前に確認しておくことが大切です。書式の不備が原因で受理されない事態を防ぐためにも、必ず最新の様式を入手し、押印の必要性や提出期限などの基本事項をチェックしておきましょう。

説得力のある辞退理由の書き方と表現例

入札辞退届の記入例として、まずは基本情報を正確に記載することが大切です。商号・代表者名・住所・電話番号は登記簿謄本に記載されている通りに記入し、入札案件名と番号は公告内容と完全に一致させましょう。

入札辞退届の理由欄には、客観的な事実に基づいた具体的な説明が求められます。感情的な表現や抽象的な理由は信頼性を損なう可能性があるため、工事期間の不足や技術的な課題など、定量化できる要素を明確に記載するようにしましょう。

具体的な記載例と表現のポイント

「指定された契約期間内に完成させることが困難なため」→ 納期の根拠となる自社のスケジュールを簡潔に添える
「技術的に自社での履行が困難なため」→ 具体的な技術基準や資格要件を明示する
「施工体制を整えることが難しいため」→ 人員配置の状況や他の案件の進捗率を数値で示す

表現では「やむを得ない事情」などの定型句を使い、発注者への感謝と今後の協力への意向を伝えるようにしましょう。選択式の様式の場合、「その他」を選ぶ際は補足説明を添えると、より丁寧な印象になります。

理由の信頼性を高めるためには、自治体が公表している「正当な辞退理由の例」を参考に、公式ガイドラインに沿った表現を用いることが効果的です。事実関係を簡潔にまとめ、1文50字前後を目安に段落分けすると、読みやすい文章構成になります。

入札辞退届の提出方法

入札辞退届の提出方法は、発注機関によって異なりますが、主に以下の3つの方法があります。

電子提出：電子入札システムの専用画面から直接送信する方法
持参：自治体が指定する窓口へ、開札日時までに直接提出する方法
郵送：公示書で許可されている場合に限り、書留郵便で送付する方法

締め切り期限は、「入札日の前日まで」（福島県伊達市）や「開札日時まで」（秋田市）など、案件ごとに異なります。急な辞退の場合でも、綾部市の例のように、まず電話で連絡した上で速やかに書面を提出するという対応が求められます。

提出後は必ず受理確認書を受け取り、辞退届の控えを最低3年間は保管するようにしましょう。電子システムで提出した場合も、画面キャプチャや受信通知を保存しておくと、トラブル防止に役立ちます。

辞退後に信頼関係を損なわない対応術

入札を辞退した後も、発注者との信頼関係を維持するためには、迅速かつ丁寧なフォローアップが欠かせません。まずは辞退届を提出した後、電話やメールで直接お詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。この際、「この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした」と率直に謝罪し、具体的な辞退理由を簡潔に説明することが大切です。

今後の協力姿勢を明確に伝える

辞退理由が自社の対応能力不足である場合は、「今回の反省を活かし、体制強化に取り組んでおります」と改善策を提示しましょう。発注者側の要望変更が原因である場合は、「貴社のご要望を再確認し、次回以降の提案に反映させていただきます」と前向きな姿勢を示すことが効果的です。

辞退後1週間以内に、経緯報告書を提出する（発注者指定の様式で）
3ヶ月以内に、自社の改善状況を報告するフォローアップメールを送る

特に公共事業の場合、同じ発注機関から繰り返し案件が発生する可能性が高いため、「次回の入札機会では、より適切な提案ができるよう準備して参ります」と具体的な行動計画を伝えることで、信頼回復を図ることができます。書面でのやり取りに加えて、可能であれば担当者と直接会って話す機会を設けると、より効果的です。

入札辞退を避けるための対策とリスク管理

入札辞退を避けるためのポイント

入札辞退を避けるためには、案件を受注する前の徹底した準備が欠かせません。まず入札前に、自社のリソース状況や技術力を客観的に分析し、発注者の要求水準との整合性を確認するようにしましょう。過去の類似案件の実績やスタッフの稼働状況を踏まえ、無理のないスケジュールを立てることが重要です。

見積りの段階では、材料費や人件費だけでなく、想定外のコスト増加に備えた緩衝幅を設定しておきましょう。市場動向を分析し、資材価格の変動リスクや法改正の影響を予測した上で原価計算を行う必要があります。

仕様書に不明な点があれば、早い段階で質問して認識のずれを防ぎましょう。特に技術要件や納期条件については、書面で確認を取り合うことが、トラブルを回避するためのポイントです。

案件ごとに専用のチェックリストを作成し、リスク要因を明確化
自社のリソース状況や技術力を客観的に分析し、発注者の要求水準との整合性を確認
見積りの段階では、材料費や人件費だけでなく、想定外のコスト増加に備えた緩衝幅を設定
仕様書に不明な点があれば、早い段階で質問して認識のずれを防止

頻繁な辞退による指名停止リスクとその回避策

入札の頻繁な辞退が指名停止措置の対象となる主なケースとしては、短期間に何度も辞退を繰り返したり、不誠実な理由で辞退したりする場合が挙げられます。

万が一、指名停止処分を受けてしまった場合、通常は6ヶ月～1年間の受注機会を失うことになります。再発を防止するための対策として、見積もり精度を高めるために過去のデータを分析するシステムを導入したり、発注者との定期的な意見交換会を実施したりすることが有効です。特に原価計算においては、人件費や仕入れ費用の変動率を±15%の範囲で想定しておくことが、突発的な辞退を防ぐ上で重要となります。