自治体営業のテレアポのコツ｜担当部署につながる方法とトークスクリプト例

2025年5月25日

自治体へのテレアポが思うように進まず、担当部署の確認や資料送付につなげる方法に悩んでいませんか？自治体営業では、民間企業向けの営業とは異なり、予算編成や庁内調整、議会対応などを踏まえたアプローチが求められます。

本記事では、自治体営業でテレアポを行う際の基本姿勢や事前準備、担当部署につながる進め方、実践で使えるトークスクリプト例を解説します。

予算編成スケジュールの確認方法や、総合計画・議会議事録の活用法、自治体側に配慮した伝え方まで、現場で活かせるポイントを整理しています。自治体にとって有益な情報提供につなげるための参考にしてください。

自治体へのテレアポは有効？まず押さえるべき基本

自治体へのテレアポは、民間企業が自社のサービスや取り組みを知ってもらうための接点づくりとして有効な手段のひとつです。特に、自治体が抱える行政課題や地域課題に対して、民間企業の知見やサービスが役立つ可能性がある場合、担当部署の確認や情報提供のきっかけになります。

ただし、自治体営業では、初回の電話で受注や商談化を急ぐ進め方は適していません。自治体の事業は、予算編成や庁内調整、議会対応などを経て検討されるため、民間企業向けの営業とは進み方が異なります。

そのため、自治体へのテレアポでは、適切な時期に、関係する部署へ、自治体の課題に沿った情報を届けることが重要です。ここでは、自治体へテレアポを行う際に押さえておきたい基本姿勢を解説します。

自治体へのテレアポは情報提供・課題確認の入口になる

自治体へのテレアポは、いきなり契約や導入を求めるものではなく、情報提供や課題確認の入口として考えることが大切です。

自治体では、防災、子育て支援、観光振興、業務効率化、公共施設の管理など、さまざまな行政課題に対応しています。民間企業が持つサービスや他自治体での事例は、こうした課題を検討する際の参考情報になる場合があります。

電話では、「商品を導入してください」と伝えるのではなく、「貴自治体の〇〇に関連して、参考になりそうな情報があり、ご担当部署を確認したくご連絡しました」といった形で、自治体にとって有益な情報提供であることを伝えましょう。

売り込みではなく、行政課題に沿った提案として伝える

自治体へのテレアポでは、自社サービスの特徴を一方的に説明するのではなく、自治体の行政課題や地域課題に沿って伝えることが重要です。

たとえば、業務効率化に関するサービスを提案する場合でも、「便利なシステムです」と説明するだけでは、自治体側にとって関係性が伝わりにくくなります。「窓口業務の効率化」「職員の業務負担軽減」「住民サービスの向上」など、自治体側の文脈に置き換えることで、話の目的が明確になります。

他自治体の事例を紹介する場合も、「導入実績があります」と強く訴求するのではなく、「参考情報として共有できる事例があります」と伝えると、相手にとって受け取りやすくなります。

初回電話のゴールは受注ではなく、担当者確認・資料送付・情報交換

自治体営業における初回電話のゴールは、その場で受注や導入を決めてもらうことではありません。まずは、関係する部署や担当者を確認し、必要に応じて資料送付や情報交換につなげることを目指しましょう。

具体的には、以下のようなゴールを設定すると進めやすくなります。

関係する部署・担当課を確認する
担当者名や連絡先を確認する
資料送付の可否を確認する
後日、短時間の情報交換が可能か確認する
今後の検討時期を確認する

たとえば、「本日この場で詳しいご説明というより、まずは関連しそうな部署を確認し、必要であれば参考資料をお送りできればと考えております」と伝えると、自治体側も対応しやすくなります。

初回の電話では、相手の状況を確認しながら、無理のない形で次の接点をつくることが大切です。

自治体営業のテレアポが難しい理由

自治体へのテレアポは、民間企業向けの営業と同じ進め方では成果につながりにくい場合があります。自治体では、予算や契約、庁内調整などの進め方に一定のルールがあり、担当者だけの判断ですぐに導入が決まるわけではないためです。

また、提案内容によっては、複数の部署が関係する場合もあります。電話前に自治体の検討プロセスや関係部署を把握しておくことで、相手にとって受け取りやすい情報提供につなげやすくなります。

ここでは、自治体営業のテレアポで押さえておきたい難しさを3つに分けて解説します。

予算編成・議会・庁内調整が意思決定に関わる

自治体の事業は、予算編成や議会での審議、庁内での調整などを経て進むことが一般的です。そのため、担当者がサービスに関心を持ったとしても、すぐに導入や契約につながるとは限りません。

特に、新たな事業や予算が必要な取り組みでは、次年度予算に反映するための検討期間が必要になる場合があります。テレアポでは、自治体の検討時期や予算編成の流れを踏まえ、今後の検討材料として活用しやすい情報を届けることが大切です。

提案内容によって、関係部署が複数にわたる場合がある

自治体では、防災、子育て、観光、福祉、DX、公共施設管理など、行政分野ごとに担当部署が分かれています。提案内容によっては、ひとつの部署だけでなく、複数の部署が関係する場合もあります。

たとえば、住民向けのデジタルサービスであれば、情報政策部門だけでなく、実際に住民対応を行う窓口部門や、各事業を所管する部署が関わることもあります。

提案内容の例	関係しやすい部署の例
住民向けデジタルサービス	情報政策部門、窓口部門、各事業担当課
防災関連サービス	防災担当課、危機管理部門、地域振興部門
子育て支援サービス	子育て支援課、保育課、教育委員会
観光振興サービス	観光課、産業振興課、広報部門
公共施設管理サービス	管財課、施設管理課、各施設所管課

電話をかける前に、提案内容と関係しそうな部署を整理しておくことで、代表電話や担当課に連絡する際も用件を伝えやすくなります。

担当部署がわからない場合でも、「〇〇に関する情報提供で、関連しそうな部署を確認したくご連絡しました」と具体的に伝えると、案内してもらいやすくなります。

公平性の観点から、強い売り込みは避ける必要がある

自治体の契約は、公金を使って行われるため、公平性や透明性が重視されます。地方公共団体の契約では、一般競争入札、指名競争入札、随意契約などの方法が定められており、民間企業との取引にも一定の手続きが関わります。

そのため、テレアポでは特定サービスの導入を強く迫るような伝え方ではなく、自治体側が検討しやすい参考情報として伝える姿勢が大切です。

避けたい伝え方	望ましい伝え方
ぜひ導入してください	今後の検討材料として、参考情報をご共有できればと思います
他自治体も導入しているのでおすすめです	類似の課題に取り組んだ事例として、参考になる情報があります
一度商談のお時間をください	ご関心に合う内容か、まずは資料をお送りしてもよろしいでしょうか
すぐにご判断いただけますか	今後の検討時期やご担当部署を確認できればと思います

自治体へのテレアポでは、売り込みではなく、自治体の課題解決に役立つ情報提供として伝えることが重要です。官民がパートナーとして地域課題の解決を目指す姿勢を持つことで、継続的な関係構築につながりやすくなります。

自治体にテレアポする前に準備すべきこと

自治体へのテレアポでは、電話をかける前の準備が重要です。事前に自治体の基本情報や行政課題、関係しそうな部署を確認しておくことで、用件を簡潔に伝えやすくなります。

特に、自治体営業では「どの部署に関係する内容か」「どの時期に伝えると検討材料にしやすいか」「電話後に何につなげるか」を整理しておくことが大切です。

ここでは、自治体へ電話をかける前に行っておきたい準備を解説します。

①組織図・事務分掌から担当部署を確認する

自治体に電話をかける前に、まずは自治体サイトの組織図や事務分掌を確認しましょう。自治体では行政分野ごとに担当部署が分かれているため、提案内容と関係する部署を事前に整理しておくことが大切です。

たとえば、防災に関する提案であれば危機管理部門、子育て支援に関する提案であれば子育て支援課や保育課、行政DXに関する提案であれば情報政策部門や実際に業務を担当する部署が関係する場合があります。

電話をかける前に候補となる部署を2〜3つほどリストアップしておくと、最初に連絡した部署が担当ではなかった場合でも、「〇〇課でなければ、△△課がご担当でしょうか」と確認しやすくなります。

確認しておきたい情報は、以下の通りです。

自治体サイトの組織図
各部署の業務内容
事務分掌
担当課の電話番号・メールアドレス
関連する計画や事業ページ

また、自治体では年度替わりに組織改編や人事異動が行われることもあります。以前確認した情報だけに頼らず、電話前に最新の組織情報を確認しておきましょう。

②総合計画・議会議事録・予算資料から関心テーマを探す

自治体の行政ニーズを把握するには、総合計画や議会議事録、予算資料などの公開情報を確認することが有効です。これらの資料から、自治体が優先的に取り組む課題や政策の方向性を読み取ることができます。

特に、以下の資料はテレアポ前に確認しておくとよいでしょう。

資料	確認できること
総合計画	自治体の中長期的な政策方針や重点施策
個別計画	子育て、防災、観光、福祉、DXなど分野別の課題
議会議事録	議員質問や答弁から見える地域課題・関心テーマ
予算資料	予定されている事業や予算配分の方向性
広報誌・プレスリリース	直近で力を入れている取り組み

たとえば、「総合計画で〇〇に関する取り組みを拝見し、関連する事例をご共有できればと思いご連絡しました」と伝えると、自治体の方針を踏まえた情報提供であることが伝わりやすくなります。

ただし、資料を引用する際は、内容を断定しすぎないことも大切です。「課題があると判断しました」ではなく、「〇〇に関する取り組みを拝見しました」「関連する情報としてご参考になればと思いました」といった表現にすると、自治体側にも受け取られやすくなります。

③自治体の予算編成スケジュールに沿って営業する

自治体へのテレアポでは、予算編成の流れを踏まえた情報提供が大切です。自治体の事業は、年度ごとの予算や計画に沿って検討されるため、連絡する時期によって適した伝え方が変わります。

一般的に、自治体では新年度が始まる4月以降に事業の動向を確認し、夏から秋にかけて翌年度予算の検討や要求が進みます。その後、秋から冬にかけて査定が行われ、年度末に向けて次年度予算案が議会で審議される流れです。

時期ごとの考え方は、以下の通りです。

時期	テレアポで意識したいこと
4〜6月	新年度の事業動向や担当部署を確認し、情報提供のきっかけをつくる
7〜9月	翌年度に向けた検討材料として、他自治体事例や関連資料を共有する
10〜12月	予算要求や査定の時期を踏まえ、費用対効果や活用イメージを整理して伝える
1〜3月	次年度事業の状況を確認し、今後の情報提供や再接点につなげる

ただし、予算編成の時期や進め方は自治体によって異なります。電話をかける前には、各自治体の公式サイトで予算編成過程や議会日程を確認し、相手の状況に配慮して連絡することが大切です。

テレアポでは、「今すぐ導入をご検討ください」と伝えるのではなく、「今後の検討材料として、関連する事例や資料をご共有できればと思いご連絡しました」といった形で、自治体側が受け取りやすい情報提供を意識しましょう。

④電話前に用件・仮説・次のアクションを整理する

電話をかける前には、話す内容を短く整理しておきましょう。自治体職員は窓口対応や庁内業務などで忙しい時間も多いため、電話では要点を簡潔に伝えることが大切です。

事前に整理しておきたい項目は、以下の3つです。

用件：何について連絡したのか
仮説：なぜその自治体・部署に関係がありそうなのか
次のアクション：担当部署確認、資料送付、情報交換など何につなげたいのか

たとえば、自治体DXに関する事例を共有したい場合は、次のように整理できます。

用件：自治体DXに関する事例共有
仮説：総合計画で行政手続きのオンライン化に関する方針が示されていた
次のアクション：担当部署の確認と資料送付の可否を確認する

電話では、最初から詳しい商品説明をするのではなく、「〇〇に関連する情報提供でご連絡しました。ご担当部署を確認させていただけますでしょうか」と伝えると、相手も対応しやすくなります。

初回の電話では、すぐに商談化を目指すのではなく、自治体の検討状況や関心テーマを確認しながら、必要に応じて資料送付や情報交換につなげることを意識しましょう。

担当部署につながる自治体テレアポの進め方

自治体へのテレアポでは、事前に調べた情報をもとに、用件を簡潔に伝えることが大切です。特に、提案内容と関係しそうな部署を整理したうえで連絡すると、自治体側にも内容が伝わりやすくなります。

自治体の公式サイトでは、部署ごとの電話番号や主な業務内容が公開されている場合があります。たとえば名古屋市の組織一覧では、課・担当ごとの電話番号や主な業務内容が掲載されています。電話前にこうした情報を確認し、関係しそうな部署に連絡しましょう。

この章では、担当課がわかる場合、担当課が不明な場合、担当者が不在の場合など、実際に電話をかける際の進め方を解説します。

①担当課がわかる場合は、代表電話ではなく直接連絡する

提案内容と関係しそうな担当課がわかる場合は、代表電話ではなく、できるだけ担当課の直通番号に連絡しましょう。

自治体の公式サイトでは、組織一覧や各課のページに電話番号、担当業務、問い合わせ先が掲載されていることがあります。事前に確認しておくことで、取り次ぎの負担を減らし、用件も伝えやすくなります。

電話で最初に伝えること

電話では、最初に以下の3点を簡潔に伝えましょう。

会社名・氏名
連絡した理由
確認したいこと

たとえば、以下のように伝えると自然です。

お忙しいところ失礼いたします。〇〇株式会社の〇〇と申します。
貴自治体の〇〇に関する取り組みを拝見し、関連する事例について情報提供できればと思いご連絡しました。
ご担当の部署はこちらでお間違いないでしょうか。

この段階では、詳しいサービス説明を長く続けるのではなく、まずは担当部署が合っているかを確認することが大切です。

担当課に直接連絡する際の注意点

担当課に直接連絡する場合でも、最初から商談化を前提に話を進めるのではなく、情報提供の意図を丁寧に伝えましょう。

特に、以下の点に注意すると、自治体側にも内容が伝わりやすくなります。

自社サービスの説明から入らない
自治体の取り組みや課題に関連づけて話す
担当部署が合っているかを先に確認する
長時間の説明にならないよう要点を絞る

②担当課が不明な場合は、用件を具体的に伝えて確認する

担当課が明確にわからない場合は、代表電話や総合窓口に連絡し、関係しそうな部署を確認します。

このとき、「営業の件です」「システムのご案内です」だけでは、どの部署につなぐべきか判断しにくくなる場合があります。何に関する情報提供なのかを、自治体側が判断しやすい言葉で伝えましょう。

用件は「テーマ」「目的」「確認したいこと」に分ける

担当部署を確認する際は、以下の3点に分けて伝えると整理しやすくなります。

テーマ：防災、子育て支援、観光振興、自治体DX、公共施設管理など
目的：関連する事例や資料の情報提供
確認したいこと：担当部署、資料送付先、問い合わせ先

電話では、以下のように伝えるとよいでしょう。

〇〇に関する事例の情報提供でご連絡しました。
関連する部署を確認したいのですが、ご担当課をご案内いただくことは可能でしょうか。

候補部署を出して確認する

担当部署が複数考えられる場合は、候補を出して確認すると案内してもらいやすくなります。

たとえば、以下のような伝え方です。

〇〇に関する内容のため、△△課または□□課が関係されるかと考えております。
ご担当部署を確認させていただくことは可能でしょうか。

候補部署を出すことで、自治体側も用件を判断しやすくなります。ただし、部署名を決めつけるのではなく、「関係される可能性があるか」「確認させていただきたい」という表現にすると、丁寧な印象になります。

③午前中や午後一番など、つながりやすい時間帯に電話する

自治体へ電話をかける際は、相手の業務状況に配慮し、つながりやすい時間帯を選ぶことも大切です。

一般的には、午前中の業務が落ち着きやすい時間帯や、昼休み明けの時間帯に連絡すると、担当者につながる場合があります。ただし、部署や自治体によって業務の流れは異なるため、必ずしも一律ではありません。

時間帯	考え方
10:00前後	朝の業務開始直後を避けつつ、午前中に連絡しやすい時間帯
13:00〜14:00頃	昼休み明けで、午後の業務が始まるタイミング
夕方以降	会議や締切対応が重なる場合もあるため、初回連絡では慎重に判断する

電話の時間帯に迷う場合は、初回は午前中または午後一番に連絡し、つながらなかった場合に在席しやすい時間を確認するとよいでしょう。

議会期間や年度末は配慮する

議会開催期間や年度末、月末などは、部署によって通常より忙しい場合があります。たとえば市議会の定例会は、自治体によって3月・6月・9月・12月などに開かれることがあり、議会日程は自治体の公式サイトで確認できます。

電話をかける前には、自治体の議会日程や担当部署の業務時期を確認し、相手の状況に配慮して連絡しましょう。

④担当者不在時は、在席時間と連絡先を確認する

担当者につながらなかった場合は、無理に折り返しを求めるのではなく、再度連絡しやすい時間帯を確認しましょう。

自治体職員は、会議、窓口対応、現場対応、庁内調整などで席を外していることもあります。そのため、担当者が不在だった場合は、相手の負担にならない形で次の接点を確認することが大切です。

不在時に確認しておきたいこと

担当者が不在の場合は、以下の項目を確認しておくと、その後の連絡がスムーズになります。

担当者名
所属部署
在席しやすい時間帯
直通番号または代表番号
メールで資料送付してよいか
再度連絡してよいタイミング

不在時の伝え方

電話では、以下のように伝えると自然です。

承知しました。ご担当者さまに改めてご連絡したいのですが、比較的つながりやすい時間帯はございますでしょうか。
また、先に概要資料をメールでお送りしても差し支えないか、あわせて確認できますでしょうか。

担当者不在時も、すぐに商談化を急ぐのではなく、相手の都合を確認しながら資料送付や再連絡につなげることが重要です。

自治体営業で使えるテレアポトークスクリプト例

自治体へのテレアポでは、相手の業務状況に配慮しながら、用件を簡潔に伝えることが大切です。初回の電話では、詳しい商品説明を長く行うよりも、まずは担当部署の確認や資料送付、情報交換につなげることを意識しましょう。

ここでは、自治体営業で使いやすいテレアポのトーク例を場面別に紹介します。

代表電話・受付で担当部署につないでもらうトーク例

担当部署が明確にわからない場合は、代表電話や総合窓口に連絡し、関係しそうな部署を確認します。

このとき、「営業の件です」とだけ伝えると、どの部署に案内すればよいか判断しにくくなる場合があります。何に関する情報提供なのかを具体的に伝え、担当部署を確認しましょう。

伝えるポイント

代表電話や受付では、以下の3点を簡潔に伝えるとスムーズです。

会社名・氏名
何に関する情報提供か
担当部署を確認したいこと

トーク例

お忙しいところ失礼いたします。〇〇株式会社の〇〇と申します。
〇〇に関する自治体向けの事例について、情報提供のご連絡をしております。
関連するご担当部署を確認したいのですが、ご案内いただくことは可能でしょうか。

担当部署の候補がある場合は、以下のように伝えると、相手も判断しやすくなります。

〇〇に関する内容のため、△△課または□□課が関係される可能性があるかと考えております。
ご担当部署を確認させていただけますでしょうか。

注意点

代表電話や受付では、長い商品説明は避けましょう。まずは「何に関する連絡か」「どの部署に関係しそうか」が伝わるように話すことが大切です。

また、案内された部署が想定と異なる場合でも、すぐに否定せず、「ありがとうございます。まずはご案内いただいた部署に確認してみます」と丁寧に対応しましょう。

担当者に初めてつながったときのトーク例

担当者につながったら、まずは用件を短く伝えます。初回の電話では、すぐに商談化を目指すのではなく、自治体の取り組みや関心テーマに関連する情報提供であることを伝えましょう。

伝えるポイント

担当者に初めて話す際は、以下の流れを意識すると伝わりやすくなります。

会社名・氏名を伝える
自治体の取り組みや公開情報に触れる
関連する情報提供であることを伝える
短時間で確認したいことを伝える

トーク例

お忙しいところ失礼いたします。〇〇株式会社の〇〇と申します。
貴自治体の〇〇に関する取り組みを拝見し、関連する事例について情報提供できればと思いご連絡しました。
本日この場で詳しいご説明というより、まずはご担当部署として内容が合っているか確認させていただきたいのですが、少しだけお時間よろしいでしょうか。

総合計画や議会議事録などを確認している場合は、以下のように伝えることもできます。

貴自治体の総合計画で、〇〇に関する取り組みを拝見しました。
近いテーマで他自治体の参考事例がありましたので、検討材料としてご共有できればと思いご連絡しました。

注意点

自治体の資料を引用する場合は、内容を決めつけない表現にしましょう。

たとえば、「貴自治体には〇〇の課題がありますよね」と言い切るのではなく、「〇〇に関する取り組みを拝見しました」「関連する情報としてご参考になればと思いました」と伝える方が自然です。

資料送付につなげるトーク例

初回の電話で詳しい説明の時間をもらうのが難しい場合は、資料送付につなげるのも有効です。自治体側が後から内容を確認できるため、相手の業務状況にも配慮しやすくなります。

伝えるポイント

資料送付を依頼する際は、以下を明確にしましょう。

何の資料を送るのか
自治体にとってどのような参考情報になるのか
送付先の確認
送付後の確認方法

トーク例

詳しい内容については、お電話で長くご説明するよりも、まずは概要資料をご確認いただく形がよいかと思っております。
〇〇に関する事例をまとめた資料がございますので、ご参考までにお送りしてもよろしいでしょうか。

送付先を確認する場合は、以下のように続けます。

資料をお送りする場合、ご担当部署の代表メールアドレス宛てがよろしいでしょうか。
もしくは、問い合わせフォームなど指定の送付方法があれば、そちらに沿って対応いたします。

資料送付後の確認トーク例

資料を送付した後に再度連絡する場合は、確認の目的を簡潔に伝えましょう。

先日、〇〇に関する資料をお送りした〇〇株式会社の〇〇です。
ご確認を急かす意図ではなく、資料が届いているかと、今後の情報提供の可否について確認できればと思いご連絡しました。

注意点

資料送付の可否を確認せず、一方的に資料を送るのは避けた方がよいでしょう。自治体によっては、問い合わせフォームや代表メールなど、外部からの連絡窓口が決まっている場合があります。

相手の案内に従い、指定された方法で送付することが大切です。

断られたときの切り返しトーク例

断られた場合は、以下のような対応を意識しましょう。

相手の反応	対応の考え方
今は必要ないと言われた	今後の検討時期や関心テーマを確認する
担当部署が違うと言われた	関係しそうな部署を確認する
資料送付は不要と言われた	無理に送らず、必要になった場合の連絡先を伝える
忙しいと言われた	短くお詫びし、改めるべきか確認する

「今は必要ない」と言われた場合

承知しました。現時点ではご検討のタイミングではないとのこと、失礼いたしました。
今後、〇〇に関する情報収集をされる時期があれば、参考資料をご共有できればと思います。
差し支えなければ、今後の検討時期の目安だけ確認させていただくことは可能でしょうか。

「担当部署が違う」と言われた場合

承知しました。ご確認いただきありがとうございます。
もし可能でしたら、〇〇に関する内容はどちらの部署がご担当に近いか、確認させていただけますでしょうか。

「忙しい」と言われた場合

お忙しいところ失礼いたしました。
長くお時間をいただく意図ではありませんので、改めてご都合のよい時間帯にご連絡してもよろしいでしょうか。
もしくは、概要だけメールでお送りする形でも差し支えございません。

注意点

断られた場合に、すぐに反論したり、強く商談を依頼したりするのは避けましょう。自治体の状況や検討時期に合わない場合もあるため、無理に進めるよりも、今後の情報提供につながる接点を残すことが大切です。

また、「必ず効果があります」「すぐに導入できます」といった断定的な表現は避け、参考情報として共有する姿勢を保ちましょう。

トークスクリプトを使うときの注意点

トークスクリプトは、話す内容を整理するためのものです。実際の電話では、そのまま読み上げるのではなく、相手の反応に合わせて言い回しを調整しましょう。

特に意識したいのは、以下の4点です。

何に関する連絡かを最初に伝える
自治体名・部署名・事業名を正確に伝える
相手の業務状況に合わせて短く話す
詳細説明は資料送付や後日の情報交換につなげる

自治体職員は、窓口対応、会議、庁内調整、現場対応など、さまざまな業務を行っています。電話では、まず短く用件を伝え、必要に応じて資料送付や別日程での情報交換につなげましょう。

自治体へのテレアポで避けたいNG対応

自治体へのテレアポでは、情報提供や課題確認の姿勢が大切です。一方で、伝え方によっては、自治体側に負担感や一方的な印象を与えてしまう場合があります。

特に、初回の電話では、相手の業務状況や自治体の検討プロセスに配慮しながら、必要な情報を簡潔に伝えることが重要です。

ここでは、自治体へのテレアポで避けたい対応を整理します。

いきなり商品説明や売り込みから入る

自治体へのテレアポでは、電話の冒頭から自社サービスの説明を長く続けることは避けましょう。

初回の電話では、まず「何に関する連絡か」「自治体のどの取り組みに関連しそうか」「何を確認したいのか」を簡潔に伝えることが大切です。

避けたい伝え方

弊社のサービスは、自治体業務を大幅に効率化できるシステムです。
多くの自治体で導入されており、ぜひ御庁でも導入をご検討ください。

このような伝え方は、自社サービスの説明が先行してしまい、自治体側にとって「自分たちに関係する話なのか」が見えにくくなる場合があります。

望ましい伝え方

貴自治体の〇〇に関する取り組みを拝見し、関連する事例について情報提供できればと思いご連絡しました。
まずは、ご担当部署として内容が合っているか確認させていただけますでしょうか。

自社サービスの説明から入るのではなく、自治体の取り組みや行政課題に関連する情報提供として伝えると、電話の目的が伝わりやすくなります。

担当部署を調べずに代表電話へ丸投げする

担当部署を調べずに代表電話へ連絡すると、用件が伝わりにくくなる場合があります。

もちろん、担当部署が明確にわからない場合に代表電話へ問い合わせること自体は問題ありません。
ただし、その場合でも、自治体サイトの組織図や事務分掌、関連する計画・事業ページを確認し、関係しそうな部署をある程度整理しておくことが大切です。

避けたい伝え方

営業の件でお電話しました。
担当の方につないでください。

この伝え方では、受付側がどの部署につなげばよいか判断しにくくなります。

望ましい伝え方

〇〇に関する事例の情報提供でご連絡しました。
△△課または□□課が関係される可能性があるかと考えておりますが、ご担当部署を確認させていただくことは可能でしょうか。

候補部署を出しながら確認すると、自治体側も用件を判断しやすくなります。

部署名を決めつけるのではなく、「関係される可能性があるか」「確認させていただきたい」といった表現にすると、丁寧な印象になります。

初回電話で導入や商談を強く求める

自治体営業では、初回の電話ですぐに導入や商談化を求めすぎないことが大切です。

自治体の事業は、予算編成、庁内調整、議会対応、契約手続きなどを経て検討されます。そのため、初回電話では「今すぐ導入してください」と迫るのではなく、今後の検討材料として情報提供する姿勢が適しています。

避けたい伝え方

ぜひ一度、商談のお時間をください。
他自治体でも導入されているので、御庁でも導入をご検討いただけると思います。

このような伝え方は、相手の検討状況や予算時期を確認する前に、企業側の都合を優先している印象になる場合があります。

望ましい伝え方

今後の検討材料として、関連する事例や資料をご共有できればと思いご連絡しました。
ご関心に合う内容か、まずは概要資料をお送りしてもよろしいでしょうか。

また、情報交換につなげたい場合も、相手の状況を確認しながら進めることが大切です。

もし内容がご関心に近いようでしたら、後日15分ほど情報交換のお時間をいただくことは可能でしょうか。
難しければ、まずは資料送付のみでも差し支えございません。

繁忙期や相手の都合を考えずに何度も電話する

自治体へ電話をかける際は、相手の業務状況に配慮することが重要です。議会開催期間、年度末、予算編成期、月末などは、部署によって通常より対応が立て込む場合があります。

また、一度つながらなかったからといって、短時間に何度も電話をかけると、相手に負担をかけてしまう可能性があります。

避けたい対応

以下のような対応は避けましょう。

短時間に何度も電話する
不在理由を詳しく聞きすぎる
折り返しを強く求める
忙しいと言われても説明を続ける
議会期間や年度末に一方的な営業電話を重ねる

望ましい対応

担当者が不在の場合や忙しそうな場合は、再連絡の可否やつながりやすい時間帯を確認しましょう。

お忙しいところ失礼いたしました。
改めてご連絡したいのですが、比較的つながりやすい時間帯はございますでしょうか。
もしくは、概要資料をメールでお送りする形でも差し支えございません。

相手の都合を確認したうえで再連絡することで、自治体側にも配慮が伝わりやすくなります。

自治体名・部署名・事業名を確認せずに話す

自治体へのテレアポでは、自治体名や部署名、事業名を正確に伝えることが基本です。複数の自治体に連絡していると、別の自治体名や部署名を誤って伝えてしまうことがあります。

名称の誤りは、単なるミスであっても、事前確認が不十分な印象につながりやすいため注意が必要です。

電話前に確認すること

電話をかける前に、以下を確認しましょう。

自治体名の正式名称
担当部署名
事業名・計画名
関連するページのURL
直近の更新日
電話番号・メールアドレス

電話前に自治体ごとのメモを作っておくと、電話中に慌てず、自治体ごとに適した内容で話しやすくなります。

まとめ

自治体へのテレアポでは、ただ電話をかけるのではなく、自治体の状況に合わせた情報提供を意識することが大切です。自治体の事業は、予算編成や庁内調整、議会対応、契約手続きなどを踏まえて検討されるため、初回の電話で受注や商談化を急ぐのではなく、まずは担当部署の確認や資料送付、情報交換につなげることを目指しましょう。

自治体と民間企業は、地域課題の解決や住民サービスの向上に向けて連携できるパートナーです。テレアポも一方的な売り込みではなく、自治体にとって参考になる情報を届ける接点として活用することで、継続的な関係構築につながりやすくなります。